Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Die Biologische Gesellschaft für das rheinisch-westfälische Industriegebiet (kurz Biologen-Gesellschaft Essen – BGE) ist eine Sektion der Gesellschaft für Wissenschaft und Leben e.V. mit Sitz in Essen. Die Website ist unter http://bg-essen.de veröffentlicht.

Verantwortlicher

Vorsitzender
Klaus-Jürgen Conze
Hamburger Str. 92
45145 Essen
0201 734949
kjc@loekplan.de

Webmaster
Dr. Randolph Kricke
Kanarienberg 71
45279 Essen
randolph.kricke@web.de

Eingebettete Inhalte von anderen Websites

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Datenerhebung

Die BGE erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder EDV-gestützt. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Folgende Daten, die für die Mitgliederverwaltung und –betreuung unerlässlich sind, werden beim Eintritt in den Verein für Zwecke der Mitgliederbetreuung und -verwaltung erhoben:

  • Name
  • Adresse
  • Ggf. Name und Adresse des Erziehungsberechtigten
  • E-Mail-Adresse und Zustimmung zur Nutzung für den Versand von Mitteilungen (optional)
  • Geburtsdatum (optional)
  • Eintritts- und Austrittsdatum (optional)
  • Funktion im Verein
  • Zustimmung zur Veröffentlichung der Adresse in einem Mitgliederverzeichnis (optional)

Die Daten für den Antrag auf Mitgliedschaft werden auf einem Beitrittsformular erhoben, das persönlich unterschrieben sein muss. Mit dem Antrag auf Mitgliedschaft erfolgt die Zustimmung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten.

Bei Erteilung eines SEPA-Basislastschrift-Mandats werden zusätzlich folgende Daten erhoben:

  • Bankverbindung

Die Daten für das SEPA-Basislastschrift-Mandat werden auf einem Formular erhoben, das persönlich unterschrieben sein muss.

Die Datenhaltung erfolgt beim Vorstand und redundant beim Kassenwart.
Alle Funktionsträger und Mitglieder, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten (z.B. zur Durchführung des Versands von Publikationen), werden schriftlich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Die Betriebssysteme und Programme der für die Datenverarbeitung genutzten Rechner werden immer auf dem neuesten technischen Stand gehalten. Auf den Rechnern läuft ein täglich aktualisiertes Virenschutzprogramm.
Die Übertragung von digitalen personenbezogenen Daten erfolgt nur auf sicheren Wegen oder verschlüsselt.
Passwörter werden unbefugten Dritten nicht zugänglich gemacht.
Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in abgeschlossenen Behältnissen.

Datennutzung

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Erfüllung vereinsgemäßer Zwecke erhoben, verarbeitet und genutzt. Hierzu gehören insbesondere die Mitgliederverwaltung, der Versand von Vereinspublikationen (Programme, Einladung zur Jahreshauptversammlung) und die elektronische Übermittlung von Mitgliederinformationen.

Wenn die BGE zur Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben auf die Dienstleistung Dritter zurückgreift, verpflichtet sie sich zur sorgfältigen Auswahl und Überwachung des Dienstleisters.
Von Dienstleistern, die im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung personenbezogene Daten erhalten, ist eine schriftliche Zusicherung der Einhaltung des Datenschutzes vorzulegen.

Datenweitergabe

Eine Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten außerhalb der vereinsgemäßen Zwecke erfolgt nur, wenn die BGE aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet ist (z.B. beim Verdacht einer Straftat).

Datenspeicherung

Digitale Daten werden nur auf passwortgeschützten Rechnern verarbeitet. Die Speicherung von digitalen Daten erfolgt nur auf verschlüsselten Datenträgern. Digitale Daten werden mindestens einmal wöchentlich auf einem externen Datenträger gesichert. Die Wiederherstellung der auf Sicherungsmedien gespeicherten Daten wird monatlich geprüft.

Alle personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Daten, die für die Mitgliederverwaltung benötigt werden, werden 2 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft gelöscht, sofern nicht gesetzliche Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen erfordern. Daten in Papierform werden vor der Entsorgung mit einem Shredder zerkleinert.

Beim Wechsel von Verantwortlichkeiten werden alle Daten unabhängig von ihrer Form übergeben oder gelöscht. Es verbleiben keine Daten beim bisherigen Funktionsträger.

Recht an den eigenen Daten

Jedes Mitglied hat nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht, auf schriftlichen Antrag beim Vorstand Auskunft über seine gespeicherten Daten, den Zweck der Speicherung und deren Empfänger zu erhalten. Ferner hat jedes Mitglied das Recht auf Berichtigung oder Löschung seiner Daten.
Wenn die Löschung von Daten, die für die Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke unerlässlich benötigt werden, verlangt wird, führt dies zur Beendigung der Mitgliedschaft.